چارت سازمانی چیست و دلایل اهمیت آن در سازمان کدام است؟
مقدمه چارت سازمانی
نمودار سازمانی یا به اصطلاح چارت سازمانی، سلسله مراتب و ساختار کلی یک سازمان را به‌طور تصویری نشان می‌دهد.
چارت یا همان نمودار سازمانی، برای بهتر دیده شدن و معرفی کامل یک سازمان، بسیار اهمیت داشته و به همین دلیل به عنوان یکی از ابزارهای مهم مدیریتی کارآمد شناخته میشود. حال برای آشنایی کامل با مفهوم چارت و نمودار سازمانی و دلایل اهمیت آن در سازمان، ما را تا انتهای این مقاله همراهی کنید.
چارت سازمانی چیست؟
نمودار یا فلوچارت سازمانی (Organizational Chart) یک ارگانوگرام است که رابطه بین افراد کلیدی، تیم‌ها، موقعیت شغلی آنها و به‌طور کلی ساختار یک سازمان را به صورت گرافیکی نشان می‌دهد.
اغلب سازمان‌هایی که از نمودار سازمانی استفاده می‌کنند شامل شرکت های مستقر، بخش های دولتی و سازمان‌های عظیم با سلسله مراتب پیچیده خواهد شد.
این نمودارها به اجرای فرآیند کسب‌وکار نظم و سرعت بیشتری می‌بخشند و همچنین موجب می‌شوند تا فعالیت‌های عوامل انجام کار هماهنگ شده و کارهای اعضا به درستی کنترل شود.
این ساختار گرافیکی، روابط رسمی را در سطوح مختلف نشان داده و حیطه کنترل یک مدیر را مشخص می‌کند. در چارت سازمانی، روابط و رده‌های مربوط به یک موقعیت شغلی نشان داده شده و خطوط ارتباطی آن با سایر کارکنان و بخش‌های دیگر سازمان کشیده میشود.
به‌طور کلی انواع چارت‌های سازمانی به شناخت کلی یک سازمان کمک کرده و با یک نگاه کلی می‌توان تعداد سطوح سازمان و موقعیت شغلی کارکنان را نیز بدست آورد.
انواع این نوع نمودارها در سازمان‌های سراسر جهان کاربرد داشته و به منزله یک کتاب راهنما و سند اداری بسیار مهمی به حساب می‌آید.
دلایل اهمیت چارت سازمانی
در ادامه مهم‌ترین دلایل اهمیت یک فلوچارت سازمانی برای تمامی سازمان‌های بزرگ و کوچک به‌طور خلاصه بیان میشود؛
1. کمک به کارکنان جدید سازمان
چارت سازمانی از سردرگم شدن کارکنان جدید و تازه وارد جلوگیری می‌کند و برای پیدا کردن افراد موردنظر آنها و موقعیت شغلیشان کمک‌کننده خواهد بود. به‌طور کلی نمودار سازمانی موجب میشود تا کارکنان جدیدالورود از تنش و فشارهای کاری اتفاقی دور شوند.
2. کمک به کنترل حجم کار کارکنان
این مورد برای مدیرانی که تعداد زیادی کارمند دارند، اهمیت بیشتری خواهد داشت؛ زیرا با استفاده از آن می‌توانند به‌طور همزمان حجم کاری تمامی کارکنان را پیش‌بینی و مشاهده کرده و همچنین دیگر نیازی به، به‌خاطر سپردن اسامی نخواهد بود.
3. برنامه‌ریزی بهتر و دقیق‌تر
نمودار سازمانی به مدیرا کمک می‌کند تا در چند دقیقه یک نمای کلی از ساختار سازمان داشته باشند و به راحتی برای آینده برنامه‌ریزی نمایند.
4. نوسازی و تجدید ساختار سازمان
بعد از گذشت مدتی از شروع به کار سازمان، با توجه به تغییرات به وجود آمده و پیشرفت‌های حاصل شده در طول مدت فعالیت سازمان، معمولاً نیاز به نوسازی و تجدید ساختار سازمانی بوده و با توجه به اطلاعات دقیق موجود در چارت سازمانی می‌توان این کار را آسان نمود.
انواع چارت سازمانی
به طور کلی 4 دسته مختلف برای طراحی چارت‌ها و نمودارهای سازمانی وجود دارد؛
- چارت سازمانی سلسله مراتبی: از مزایای این نوع نمودار و چارت می‌توان به روابط مشخص، سادگی در ترسیم چارت و ایجاد انگیزه و پیشرفت به مقاطع بالاتر را اشاره کرد.
- نمودار سازمانی ماتریسی یا وظیفه‌ای: از مزایای این چارت می‌توان به پویایی، جریان وسیع اطلاعات، بهره‌مندی کارکنان از تجارب یکدیگرف استفاده مناسب از منابع انسانی محدود اشاره نمود.
- چارت و نمودار سازمانی پروژه‌ای یا درختی: مزایای این نوع چارت شامل شفافیت و گزارش مستقیم به مدیر پروژه، برنامه‌ریزی دقیق و منظم، امکان تصمیم‌گیری سریع و غیره میشود.
- نمودار سازمانی افقی یا مسطح: مزایای این نوع چارت شامل تخصصی‌سازی فعالیت‌ها، تصمیم‌گیری مستقل، ایجاد خود رهبری و خود کنترلی میشود.
